Role : DDO ല്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്ത ശേഷം ഇടതുവശത്തെ മെനുവില്‍ Allotment മെനുവില്‍ വരിക View Allotment ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് അലോട്‌മെന്റ് സെര്‍ച്ച് ചെയ്യാം. Financial Year, DDO Code ഇവ ശരിയാണെന്നു ഉറപ്പു വരുത്തിയ ശേഷം List എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് അലോട്‌മെന്റ് ആയി ലഭിച്ച തുക കാണാന്‍ കഴിയും.ഇവിടെ രണ്ട് Allotment കാണാം ഒന്ന്‍ :MDM- Cooking Charge Central Share ,മറ്റൊന്ന് MDM- Cooking Expense State Share.
അതില്‍ Allotted Amount നീലനിറത്തില്‍ കാണുന്നുണ്ടാകും. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് GO നമ്പര്‍, GO തീയതി, ഓര്‍ഡര്‍ നമ്പര്‍, തുക, അലോക്കേഷന്‍ തീയതി എന്നിവ കാണാന്‍ കഴിയും. ഇവ മറ്റൊരിടത്ത് Enter ചെയ്തു കൊടുക്കേണ്ടതു കൊണ്ട്, ഇവ എഴുതിവെക്കുക.
തുടര്‍ന്ന് ബില്‍ മെനുവില്‍ നിന്നും ബില്‍ എന്‍ട്രിയില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Nature of Claim, Detailed Head എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടര്‍ന്ന് SCO, Expenditure Head of Account, Type of Bill-Advance എന്നിവ നല്‍കുക. ഇതോടെ SCO (Sub controlling Officer) Deputy Director of Fisheries ആയും Expenditure Head of Account ഉം തനിയേ ആക്ടീവായി വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അഡ്വാന്‍സ്‌ തുകയായതിനാല്‍ Type of Bill എന്നത് Advance എന്ന് നല്‍കി Save ചെയ്യുക.
ഉടന്‍ ചുവടെ Claim Details എന്റര്‍ ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടും. ഇവിടെ From Date, To Date, Description(MDM- Cooking Charge Central Share / MDM- Cooking Expense State Share) Sanction Order No, Sanction Order Date, Amount, Upload എന്നിവയുണ്ടാകും. ഈ വിവരങ്ങള്‍ Allotted Amount എന്ന ഘട്ടത്തില്‍ വച്ച് എഴുതി വച്ചിട്ടുള്ളവയാണ്.അനുവദിച്ച തുക മുഴുവനായി പിന്‍ വലിക്കാന്‍ കഴിയില്ല ,മുകളില്‍ നല്‍കിയിട്ടുള്ള നിര്‍ദേശം നോക്കുക ,
അതിനാല്‍ From To , Description Sanction Order No. Sanction Order Date Amount
എന്നിവ നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക .
തുടര്‍ന്ന് വന്ന വിന്‍ഡോ Deduction Details ഇത് ബാധകമല്ലാത്തതിനാല്‍ Skip ചെയ്യുക .
തുടര്‍ന്ന് Beneficiary Details എന്ന ഓപ്ഷന്‍ കാണാം ,ഇവിടെ Add Manually എന്നോ File Upload എന്ന ബട്ടണോ ഉപയോഗിക്കാം File Uploadല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് Download sample csv file എന്ന ഓപ്ഷന്‍ വഴി CSV ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് അതില്‍ Beneficiary Detailsനല്‍കി Browseചെയ്ത് സബ്മിറ്റ്ചെയ്യാം അലെങ്കില്‍ Add Manually എന്നത് ഉപയോഗിക്കാം .
ഇവിടെ Name, Party's/ DDO's Mob No. Credit To, IFS Code, Account No, Amount, Purpose ( MDM- Cooking Charge) Beneficiary Id ( 1 ) എന്നിവ കൃത്യമായ്‌ നല്‍കുക (ഏത് അക്കൗണ്ടിലേക്കാണ് നമുക്ക് പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്നു ചേര്‍ക്കാനുള്ള ഓപ്ഷനാണ് Beneficiary Details .ഈ ഭാഗം കാണാന്‍ കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കില്‍ അതിനര്‍ത്ഥം മുകളില്‍ ഉള്ള Claim details, Deduction details എന്നീ ഘട്ടങ്ങളില്‍ എവിടെ വച്ചോ പൂര്‍ത്തിയാക്കാതെ കൃത്യമായ രീതിയില്‍ സേവ് ചെയ്തിട്ടില്ലെന്നാണ്. എങ്കില്‍ Bill-Edit Bill ല്‍ ചെന്ന് ഈ പേജിലേക്ക് വീണ്ടും വരാം. ഇവിടെ Deduction details എന്റര്‍ ചെയ്ത ശേഷമോ ഒന്നും എന്റര്‍ ചെയ്യാനില്ലെങ്കില്‍ സ്കിപ് ചെയ്ത ശേഷമോ Beneficiary details ലേക്ക് എത്താം. ഈ ഭാഗം ദൃശ്യമാകുമ്പോള്‍ അതില്‍ അനുവദിച്ച പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള ബെനിഫിഷ്യറി അക്കൗണ്ട് ചേര്‍ക്കുകയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്.ഡിഡിഒയുടെ അഥവാ അക്കൗണ്ട് ഉടമയുടെ പേര്, ഡി.ഡി.ഒയുടെ അല്ലെങ്കില്‍ ആര്‍ക്കാണോ പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് അവരുടെ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍, ബാങ്കിന്റെ പേര്, ഐ.എഫ്.എസ്.സി കോഡ്. അക്കൗണ്ട് നമ്പര്‍, തുക, എന്ത് ആവശ്യത്തിലേക്ക് എന്നിവ കൃത്യമായി നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക)
ഇതോടെ ബില്‍ പ്രിപ്പറേഷന്‍ കഴിഞ്ഞു.തുടര്‍ന്ന് Send to approval നല്‍കുക.
അതിനായി തുടര്‍ന്ന് വന്ന ഭാഗത്ത്‌ Save ,Close ,Print PDF,Print Beneficiary List എന്നീ ബട്ടണുകള്‍ കാണാം Print PDF എന്ന മെനുവില്‍ നമ്മള്‍ ചെയ്ത ബില്‍ കാണാം ഇതു ഡ്രാഫ്റ്റ്‌ ആയിരിക്കും (ബില്‍ പരിശോധിക്കാന്‍ മാത്രം )
Print Beneficiary List എന്ന മെനുവില്‍ നമ്മള്‍ നല്‍കിയ Beneficiaryവിവരങ്ങള്‍ അറിയാം . Save എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് Send to Approval എന്ന ബട്ടണ്‍ കാണാം ,ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്‍ അപ്പ്രുവലിന് നല്‍കാം.
Print Beneficiary List എന്ന മെനുവില്‍ നമ്മള്‍ നല്‍കിയ Beneficiaryവിവരങ്ങള്‍ അറിയാം . Save എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് Send to Approval എന്ന ബട്ടണ്‍ കാണാം ,ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്‍ അപ്പ്രുവലിന് നല്‍കാം.
ഇനി Role - DDO Admin ല്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്യുക , ഇടത് വശത്തെ മെനുവില്‍ നിന്നും Approval എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക താഴേക്ക്‌ വന്ന ഡ്രോപ്പ് ഡൌണ്‍ മെനുവിലെ Bill Approve ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക ഇവിടെ ബില്‍ വിവരങ്ങള്‍ കാണാം GO എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക .
തുടര്‍ന്ന് വന്ന പേജിന്‍റെ അവസാന ഭാഗത്ത്‌ Approve Bill/ Reject Bill എന്നി രണ്ട് ബബിള്‍ കാണാം അതില്‍ Approve Bill എന്നത് ആക്റ്റീവ് ചെയ്യുക (ഒരു കാര്യം ഓര്‍ക്കുക DSC (Digital Signature Certificates) Systemത്തില്‍ Connect ചെയ്തിരിക്കണം ) തുടര്‍ന്ന് Sign and Save ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക Do you want to continue with the signing process? എന്ന മെസ്സേജ് കാണാം Sign നല്‍കുക .
സൈന്‍ ഇന്‍ പൂര്‍ത്തിയായതിനു ശേഷം (Approve ചെയ്തതിനു ശേഷം ബില്‍ Print എടുക്കുക . ഇല്ലെങ്കില്‍ ലഭിക്കുന്നത് Draft ബില്ലായിരിക്കും.) ഇടത് വശത്തെ മെനുവില്‍ നിന്നും Bill എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക താഴേക്ക്‌ വന്ന ഡ്രോപ്പ് ഡൌണ്‍ മെനുവിലെ Bill E Submit വഴി ട്രഷറിയിലേക്ക് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാം. അതിനായി വലതു വശത്തെ e-submit എന്ന ബട്ടണ്‍ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.
പ്രത്യേകം ഓര്‍ക്കാന്‍ മുകളില്‍ നല്‍കിയ നിര്‍ദേശം പാലിക്കുക ,കൂടുതല്‍ വിവരങ്ങള്‍ക്കായി AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടുക
- Cancel Bill (ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലുകള്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ ട്രെഷറിയിലെ സാധിക്കു..)
Approval > Bill Approval >Click Out box>Click GO Button >Click Restore Button >Click approval Button(inbox) >Click GO Button>Active Reject Bill Buble ( Enter Remarks) >SAVE >Bill Edit >Edit Bill Correctly..
2019 നവംബര്‍ മാസം മുതല്‍ BIMS വഴിയാകും ഇടപാടുകള്‍ നടത്തുക. ഇതിന്റെ ഭാഗമായി വിദ്യാലയങ്ങളില്‍ നിന്നും Noon Meal Account ലെ ബാലന്‍സ് തുകയുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ ശേഖരിച്ച് വരുന്നു. BIMS ലൂടെ അക്കൗണ്ടിലെത്തുന്ന തുക ട്രഷറിയില്‍ നിന്നും ഉച്ചഭക്ഷണഅക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യാം. ഇതിനായി താഴെപ്പറയുന്ന രേഖകള്‍ ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കണം.
- ഉപജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസറുടെ നടപടിക്രമം
- ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും
- BIMSല്‍ നിന്നും ലഭ്യമാകുന്ന ബില്‍
Allotment തുക BIMSല്‍ എത്തിയിട്ടുണ്ടോ എന്നറിയുന്നതിന് BIMS ല്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്ത് പ്രവേശിച്ചതിന് ശേഷം ഇടത് വശത്തെ Allotment എന്ന മെനുവിലെ View Allotment എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. DDO Code , Financial Year ഇവ പരിശോധിച്ച ശേഷം List എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Allotment വന്നിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ അതിലെ Allotted Amount ആയി രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് അലോട്ട്‌മെന്റ് വിശദാംശങ്ങള്‍ അറിയാം. ഇവിടെ ലഭ്യമാകുന്ന SCO (Sub Controlling Officer- ഇവിടെ അത് ജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഉപഡയറക്ടര്‍ ആയിരിക്കും) Order Number ബില്‍ തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ ആവശ്യമായി വരും എന്നതിനാല്‍ അത് കുറിച്ച് വെക്കുന്നത് ഉപകാരപ്രദമായിരിക്കും.
BIMS ല്‍ ബില്‍ തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടവ
- Beneficiary Account Number എന്നതില്‍ Mid Day Meal Account Number നല്‍കുക
- Mid day Meal Account ന്റെ IFSC കോഡ് നല്‍കണം
- മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ എന്നതില്‍ പ്രധാനാധ്യാപകന്റെ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ ആണ് നല്‍കേണ്ടത്
- ഹെഡ് ഓഫ് ആക്കൗണ്ട് എന്നതില്‍ ഉപജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസറുടെ നടപടിക്രമത്തില്‍ നല്‍കിയിരിക്കുന്ന ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട് ആണ് നല്‍കേണ്ടത്
- ഉപജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസറുടെ നടപടി ക്രമത്തിന്റെ ഉത്തരവ് നമ്പറും തീയതിയും നല്‍കണം
ബില്‍ തയ്യാറാക്കുന്ന രീതി
- DDO ആയി ലോഗിന്‍ ചെയ്യുക
- Nature of Claim, Detailed Head എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- തുടര്‍ന്ന് SCO ->Deputy Director of Education , Head of Account-> മുമ്പ് അലോട്ട്‌മെന്റ് പരിശോധിച്ചപ്പോള്‍ കുറിച്ച് വെച്ചത് , Type of Bill -> Advance എന്നിവ നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക.
- അപ്പോള്‍ ചുവടെ Claim Details എന്റര്‍ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ജാലകം ലഭിക്കും. ഇവിടെ From Date, To Date , Description (MDM- Cooking Charge Central Share / MDM- Cooking Expense State Share), Sanction Order Number , Sanction Order Date, Amount എന്നിവ നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക.
- തുടര്‍ന്ന് Deduction Details എന്ന ജാലകം ലഭിക്കും ഇത് Skip ചെയ്യുക
- പിന്നീട് ലഭിക്കുന്ന Beneficiary Details എന്ന ജാലകത്തില്‍ 2 ഓപ്‌ഷനുകള്‍ ഉണ്ടാവും Add Manually , എന്നോ File Upload എന്നോ. ഇതില്‍ Add Manually എന്നതില്‍ Beneficiary Details ടൈപ്പ് ചെയ്‌തോ അല്ലാത്ത പക്ഷം File Upload എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്നതിലെ Download Sample csv file എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ലഭിക്കുന്ന csv ഫയല്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് അതില്‍ വിവരങ്ങള്‍ രേഖപ്പെടുത്തി അത് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുകയോ ആവാം
- Claim Details, Deduction Details എന്നിവ കൃത്യമായി പൂര്‍ത്തിയാക്കാതെ സേവ് ചെയ്‌തിരിക്കുന്നതെങ്കില്‍ Beneficiary Details എന്ന ജാലകം ലഭിക്കില്ല. ഇങ്ങനെ വന്നാല്‍ Bill -> Edit Bill ക്രമത്തില്‍ ഈ പേജുകളിലേക്ക് തിരികെ പോയി വിശദാംശങ്ങള്‍ നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക. Beneficiary Details നല്‍കിയ ശേഷം Save Button ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്നതില്‍ Send to Approval നല്‍കുക
- ബില്‍ അപ്രൂവ് ചെയ്യുന്നതിനായി BIMS ല്‍ DDO Admn ആയി പ്രവേശിക്കുക. DSC ഇന്‍സ്റ്റാള്‍ ചെയ്ത കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ അത് കണക്ട് ചെയ്ത ശേഷം ഇടത് വശത്തെ Approval മെനുവില്‍ നിന്നും Bill Approval ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ചുവടെ ബില്‍ വിവരങ്ങള്‍ ദൃശ്യമാകും.ഇവിടെ വലതു വശത്ത് PDF എന്നു കാണാം. അവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് തയ്യാറാക്കിയ ബില്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്‌തെടുക്കാം. ബില്ലിന്റെ ഇടതുമുകളില്‍ തുക (Below Rs....) കൃത്യമായി വന്നിട്ടുണ്ടോയെന്നും Claim Details ടേബിള്‍, അതിനു ചുവടെയുള്ള Mode of Payment, Account Number, Payees Particulars എന്നിവ ശരിയാണെന്നു ഉറപ്പുവരുത്തുക. ശരിയാണെങ്കില്‍ Actions ന് താഴെയുള്ള Go എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് വരുന്നതില്‍ Approve Bill നല്‍കുക. Sign and Save നല്‍കുക. Do you want to continue with the signing process? എന്നതിന് നേരെ Sign എന്ന് നല്‍കുക.
- ബില്‍ തയ്യാറാക്കിയ ശേഷം Bill E Submit ചെയ്യുന്നതിനായി ഇടത് വശത്തെ Bills -> Bill E submit വഴി Esubmission പൂര്‍ത്തിയാക്കാം
ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഓഡിറ്റ് ആവശ്യത്തിലേക്കായി ഇവയുടെ ഫോട്ടോകോപ്പി എടുത്ത് സൂക്ഷിക്കാന്‍ മറക്കരുത്